Données des partenaires, organisateurs et prospects
1. Qui est responsable de vos données
Le responsable du traitement est CAMAF.PARTICIPATIONS, SAS au capital de 2 000 €, dont le siège social est situé 3 rue des Baccharis, 33138 Lanton, France, éditrice de Trainetic (« l'Éditeur »).
SIREN : 981 999 691 — RCS : 981 999 691 R.C.S. Bordeaux — TVA intracommunautaire : FR57981999691.
Contact pour toute question sur vos données et pour exercer vos droits : hello@trainetic.io. L'Éditeur n'a pas désigné de délégué à la protection des données.
2. À qui s'adresse cette notice
Cette notice s'adresse aux organisateurs de courses qui utilisent l'espace organisateur, aux représentants des partenaires de Trainetic (clubs, associations, créateurs de contenu, magasins), aux personnes qui demandent à devenir partenaires, et aux personnes que l'Éditeur contacte pour leur proposer un partenariat ou une vidéo du parcours de leur course.
Les données des utilisateurs de l'application Trainetic sont décrites dans la politique de confidentialité de Trainetic, accessible sur le site trainetic.io.
3. Organisateurs de courses
Données traitées. Lorsque vous ouvrez un espace organisateur, l'Éditeur enregistre votre adresse électronique, votre prénom, le nom de votre club ou de votre structure, la course que vous rattachez à votre espace, les corrections que vous y apportez, la date et l'adresse IP de vos connexions, ainsi que la version et la date de votre acceptation des conditions de l'espace organisateur.
Finalités. Ces données servent à ouvrir et faire fonctionner votre espace, à publier les informations de votre course dans le calendrier, à vous envoyer l'e-mail de bienvenue, le rappel unique prévu trois jours plus tard si vous n'avez pas vérifié votre course, et les e-mails de connexion, et à assurer la sécurité de l'espace.
Base légale. L'exécution des conditions de l'espace organisateur, que vous acceptez à l'ouverture de votre espace (article 6.1.b du RGPD). Le journal des connexions repose sur l'intérêt légitime de l'Éditeur à sécuriser l'espace (article 6.1.f).
Durées de conservation. Vos données sont conservées tant que votre espace est ouvert. Il est fermé à votre demande, ou après deux ans sans connexion, après un e-mail de prévenance envoyé trente jours avant. À la fermeture, votre adresse électronique, votre prénom et le nom de votre structure sont supprimés ; les corrections déjà publiées restent sur la course, sans votre nom. Le journal des connexions est conservé douze mois. La preuve de votre acceptation des conditions est conservée pendant la durée de l'espace, puis cinq ans.
Si vous demandez à devenir partenaire depuis votre espace, votre demande est traitée comme indiqué à la section 5.
4. Partenaires : signataires du contrat et personnes désignées
Données traitées. Pour le signataire du contrat de partenariat : nom, qualité et coordonnées professionnelles, ainsi que le journal de preuve de la signature, qui enregistre la version du contrat signée, la date et l'heure de la signature, l'adresse IP et l'adresse électronique de la session utilisée, et les informations saisies. Pour la personne désignée par le partenaire pour accéder à l'espace partenaire : nom, adresse électronique, date et adresse IP de chaque connexion. Ces données sont généralement communiquées par le partenaire lui-même.
Finalités. Conclure et exécuter le contrat de partenariat, en conserver la preuve, donner accès à l'espace partenaire et en assurer la sécurité, établir les relevés et les factures.
Base légale. L'intérêt légitime de l'Éditeur à conclure et exécuter le contrat passé avec la structure que vous représentez, et à en conserver la preuve (article 6.1.f du RGPD). L'établissement et la conservation des factures reposent sur les obligations comptables et fiscales de l'Éditeur (article 6.1.c).
Durées de conservation. Le contrat signé et le journal de preuve sont conservés pendant toute la durée du contrat et des reversements qu'il prévoit, puis dix ans. Les coordonnées de la personne désignée sont conservées tant qu'elle reste désignée. Le journal des connexions est conservé douze mois. Les factures sont conservées dix ans.
Le partenaire ne reçoit de l'Éditeur que des chiffres d'ensemble, jamais une donnée relative à un utilisateur de Trainetic.
5. Demandes de partenariat et prospection
Demandes de partenariat. Lorsque vous remplissez le formulaire « Devenir partenaire » du site ou que vous demandez à devenir partenaire depuis votre espace organisateur, l'Éditeur enregistre dans son outil de suivi des contacts votre identité, vos coordonnées, votre structure, la description de votre audience et vos échanges avec lui. Ces données servent à étudier votre demande, à vous répondre et à préparer le contrat. Base légale : les mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).
Prospection. L'Éditeur contacte par e-mail des clubs, associations, magasins et créateurs de contenu pour leur proposer un partenariat. Il enregistre à cette fin, dans son outil de suivi des contacts, le nom de la structure et son adresse, ainsi que, pour la personne contactée, son nom, sa fonction, ses coordonnées et l'historique des échanges.
Organisateurs de courses contactés. Pour chaque course publiée dans le calendrier de Trainetic, l'Éditeur peut écrire à une seule personne : l'organisateur indiqué sur la fiche de la course ou, à défaut, le premier contact qui y figure. Il lui envoie, depuis l'adresse électronique nominative de son dirigeant, un e-mail environ soixante jours avant la course, qui lui propose une vidéo en trois dimensions du parcours de sa course et un partenariat, puis, sans réponse de sa part, une relance environ quarante-cinq jours avant la course, et un dernier e-mail le lendemain de la course, qui lui propose d'offrir à ses participants un mois de Trainetic Premium, en devenant partenaire s'il ne l'est pas encore. Une même personne ne reçoit pas plus d'une série de ces e-mails, soit trois e-mails au plus, sur une période de douze mois, même si elle organise plusieurs courses. L'Éditeur enregistre à cette fin la course concernée, sa date, son organisateur, les coordonnées publiées pour le contact (nom, fonction, adresse électronique, téléphone), les e-mails envoyés et leur date, et les réponses reçues. Une copie des e-mails envoyés et reçus est conservée dans la messagerie de l'Éditeur. Ces e-mails ne contiennent aucun dispositif mesurant leur ouverture, et les clics sur leurs liens ne sont pas mesurés.
Personnes et structures établies en Italie ou en Allemagne. L'Éditeur ne leur adresse aucun e-mail automatique de prospection. Les e-mails décrits au paragraphe précédent ne sont adressés à un organisateur établi dans l'un de ces pays qu'avec son accord préalable, donné en cochant, dans l'espace organisateur, une case qui n'est jamais cochée d'avance ; cet accord peut être retiré à tout moment, par le lien présent dans chaque e-mail ou depuis l'espace, et ces e-mails reposent alors sur le consentement (article 6.1.a du RGPD). Un créateur de contenu établi dans l'un de ces pays peut recevoir un seul e-mail, écrit à son intention, à l'adresse qu'il publie pour recevoir des propositions de collaboration, sans relance automatique ; cet e-mail indique la source de ses coordonnées et comporte un lien pour ne plus être contacté. Un club partenaire reçoit en outre les e-mails liés à l'exécution de son contrat (section 4).
Coordonnées publiées par les fédérations pour les courses italiennes. Pour les courses italiennes, l'Éditeur reprend des fiches publiées par la Fédération italienne d'athlétisme (FIDAL) et par la Fédération italienne de triathlon (FITRI) l'adresse électronique de l'organisateur et, lorsqu'ils y figurent, le nom et le téléphone de son responsable. Ces coordonnées ne sont ni affichées, ni copiées dans l'outil de suivi des contacts ou le carnet d'adresses Google, ni utilisées pour écrire. Elles servent uniquement à vérifier qu'une personne qui revendique une course dans l'espace organisateur en est bien l'organisateur. Base légale : l'intérêt légitime de l'Éditeur à empêcher qu'une course soit revendiquée par une personne qui n'en est pas l'organisateur (article 6.1.f du RGPD). Elles sont conservées tant que la course figure au calendrier de Trainetic. Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment (section 8).
Vidéo du parcours. Si vous déposez le tracé de votre course pour recevoir sa vidéo, l'Éditeur enregistre la course concernée, votre nom, votre adresse électronique et la date du dépôt, pour réaliser la vidéo et vous l'envoyer. Le fichier déposé n'est pas conservé : seul le tracé de la course, sous une forme simplifiée, est enregistré. La vidéo est réalisée par l'Éditeur lui-même, à partir de ce tracé et des données géographiques publiques de l'Institut national de l'information géographique et forestière (IGN), auquel aucune donnée vous concernant n'est transmise. Base légale : l'exécution du service gratuit que vous demandez (article 6.1.b du RGPD). La vidéo elle-même ne contient aucune donnée vous concernant.
Origine des données. Ces informations proviennent des fiches des courses publiées par la Fédération française d'athlétisme, par la Fédération française de triathlon et par le site Finishers, du répertoire national des associations, de l'annuaire des clubs de la Fédération française de triathlon, et des sites internet et profils publics des structures et des créateurs sur les réseaux sociaux. Chaque e-mail de prospection indique la source précise de vos coordonnées.
Base légale. L'intérêt légitime de l'Éditeur à faire connaître Trainetic aux structures et aux personnes susceptibles d'en devenir partenaires, et à proposer aux organisateurs une vidéo du parcours de leur course (article 6.1.f du RGPD). Les e-mails portent uniquement sur la course que vous organisez ou sur la structure que vous représentez.
Votre droit de refus. Chaque e-mail de prospection comporte un lien pour ne plus être contacté. Votre refus prend effet immédiatement. Votre adresse électronique est alors conservée dans une liste d'opposition, à cette seule fin, pour garantir que vous ne serez plus jamais contacté.
Durée de conservation. Les données d'une demande de partenariat et celles d'une personne prospectée, y compris les copies des e-mails conservées dans la messagerie de l'Éditeur, sont supprimées trois ans après leur collecte ou après le dernier échange venant de cette personne, la date la plus récente étant retenue. Les e-mails envoyés par l'Éditeur ne prolongent pas ce délai. Le tracé simplifié d'une course est conservé tant que la course figure au calendrier de Trainetic ; votre nom et votre adresse électronique associés au dépôt suivent la durée de la prospection. Si un contrat est signé, la section 4 s'applique.
6. Destinataires
Vos données ne sont jamais vendues. Elles sont accessibles au personnel habilité de l'Éditeur et aux prestataires suivants.
OVHcloud (OVH SAS) — hébergement de l'outil de suivi des contacts, des espaces organisateur et partenaire et des tracés ; messagerie de l'Éditeur, depuis laquelle partent les e-mails de prospection et où leur copie est conservée ; envoi de secours des e-mails des espaces — France (UE) — sous-traitant (article 28 du RGPD).
Brevo (société française) — envoi des e-mails des espaces organisateur et partenaire — Union européenne — sous-traitant (article 28 du RGPD).
Google (Google LLC et ses filiales) — les fiches de l'outil de suivi des contacts (nom, fonction, structure, coordonnées professionnelles et lien vers la fiche) sont copiées dans le carnet d'adresses Google de l'Éditeur. Google les héberge selon ses propres conditions, et elles peuvent être transférées aux États-Unis (section 7).
Docusign — pour les contrats de partenariat signés par l'intermédiaire de ce service ; les données transmises à Docusign peuvent être transférées aux États-Unis (section 7).
L'expert-comptable de l'Éditeur reçoit les factures établies au nom des partenaires.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Les données copiées dans le carnet d'adresses Google et celles des contrats signés par Docusign peuvent être transférées aux États-Unis. Pour Google, ces transferts sont encadrés par la certification de Google LLC au titre du Data Privacy Framework UE-États-Unis, reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat. Pour Docusign, ils sont encadrés par les règles d'entreprise contraignantes adoptées par le groupe Docusign et, pour ses propres prestataires, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
8. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur vos données, ainsi que du droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies dans le cadre d'un contrat. Vous pouvez vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, à l'usage de vos données à des fins de prospection.
Pour exercer ces droits, écrivez à hello@trainetic.io. Pour ne plus recevoir d'e-mails de prospection, vous pouvez aussi utiliser le lien présent dans chacun d'eux. Pour fermer votre espace organisateur, utilisez votre espace ou écrivez à la même adresse.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL — www.cnil.fr) ou de l'autorité de protection des données du pays où vous résidez ou travaillez, notamment, en Italie, le Garante per la protezione dei dati personali et, en Allemagne, l'autorité de protection des données de votre Land.
9. Modification de la présente notice
L'Éditeur peut modifier la présente notice pour tenir compte de l'évolution de ses services ou de la réglementation. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec son numéro et sa date d'entrée en vigueur.